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今天是:2019年9月23日 星期一   您現在位于: 首頁 →  SEO技術 → 計算機技術(軟件頻道)

小技巧:Excel高效數據校驗的兩種方法

2019/9/23  電子商務網  瀏覽選項:    本文已被瀏覽 1544 次
在用Excel錄入完大量數據后,不可避免地會產生許多錯誤。通常而言,多數用戶都是一手拿著原始數據,一手指著計算機屏幕,進行手工的數據校驗,這不但容易導致眼睛疲勞,而且效率不高。為此,筆者特向大家介紹兩種輕松且高效的數據校驗方法
一、語音校驗法
我們可以使用Excel的“文本到語音”功能,將Excel工作表中的數據讀出來給我們聽,這樣就可讓耳朵和眼睛并行工作,以輕松實現數據的校驗。具體操作如下:在Excel工作表中選定需要校驗的數據,執行“工具→語音→文本到語音”命令,打開“文本到語音”工具欄(見圖1)。

然后,根據自己的需要,單擊工具欄上的“按行”或“按列”按鈕來設定朗讀順序。接著,準備好原始數據,再單擊“朗讀單元格”按鈕即可開始數據校驗(提示:在朗讀前別忘了打開音箱或戴上耳機喲)。不過,有些用戶可能會發現自己的計算機只能朗讀數字或英文單詞,而不能朗讀中文。這該怎么辦?別急!此時,你還需要做點小小的設置。打開控制面板,雙擊其中的“語音”項。在“文本→語音轉換”選項卡中將“語音選 擇”由“Microsoft Sam”改為“Microsoft Simplified Chinese”即可。再試試,是不是中文也可以讀出來了?
當然,也有用戶可能會問,能不能在錄入時就通過語音來校驗數據呀?行,沒問題!單擊工具欄上的“按回車鍵開始朗讀”。此時,當你在單元格中錄入數據并回車后,Excel就會立即將數據讀出來了。
二、公式審核法
有時,我們錄入的數據是要符合一定條件的,例如,對于學生成績表而言,其中的數據通常是0~100之間的某個數值。但是,在錄入時由于錯誤按鍵或重復按鍵等原因,我們可能會錄入超出此范圍的數據。那么,對于這樣的無效數據,我們如何快速將它們“揪”出并予以更正呢?讓我們用公式審核法來解決這類問題 吧。下面筆者以一張學生成績表為例進行介紹。
首先,打開一張學生成績表。然后,選中數據區域(注意:這里的數據區域不包括標題行或列),單擊“數據→有效性”命令,進入“數據有效性”對話框。在“設置”選項卡中,將“允許”項設為“小數”,“數據”項設為“介于”,并在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”(見圖2),最后單擊“確定”退出。

接著,執行“視圖→工具欄→公式審核”命令,打開“公式審核”工具欄。好了,現在直接單擊“圈釋無效數據”按鈕即可。此時,我們就可看到表中的所有無效數據立刻被紅圈給圈識出來了(見圖3)。

根據紅圈標記的標志,對錯誤數據進行修正。修正后紅圈標記會自動消失。這樣,無效數據就輕松地被更 正過來了。根據紅圈標記的標志,對錯誤數據進行修正。修正后紅圈標記會自動消失。這樣,無效數據就輕松地被更正過來了。
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