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今天是:2019年8月30日 星期五   您現在位于: 首頁 →  SEO技術 → 計算機技術(軟件頻道)

輕松合并不同版本的Word文檔

2019/8/30  電子商務網  瀏覽選項:    本文已被瀏覽 1574 次
在日常工作中,經常需要將不同版本的兩篇Word文檔合并起來。比如,筆者在寫作的過程中,有專人負責審校工作,這種審校不是采用插入批注的方式,而是直接在文檔上進行修改,不過保存時會用另外的文件名存盤。
當審校完畢,就可以使用Word的“比較并合并文檔”功能將修改后的文檔與原文檔合并起來。讀者朋友中一定也會有遇到類似情況的例子,如果掌握了合并文檔的方法,則可以方便而輕松地完成這種工作。下面根據筆者的實際使用經驗向大家介紹如何快速比較與合并不同版本的Word文檔。
例如現在有一篇Word文檔的兩個版本:一個原文檔名為“第15章.doc”,另一個是審校后的文檔名為“第15章-2.doc”。具體操作步驟如下。
1.打開原文檔“第15章.doc”。
2.選擇菜單命令“工具>比較并合并文檔”,打開如圖1所示的“比較并合并文檔”對話框,選中審校后的文檔“第15章-2.doc”,然后單擊“合并”按鈕。

圖1 “比較并合并文檔”對話框
這時Word就會在第2個文檔中標記出與原始文檔不同的地方,比如刪除和內容、改變的格式、插入的內容等,并用紅色的批注框顯示出來,框內用文字說明兩個文檔的不同,如圖2所示。

圖2 Word列出兩個文檔中的不同之處
而且在第2個文檔中還會出現“審閱”工具欄,如圖3所示。

圖3 “審閱”工具欄
3.首先要做的是按順序查看文檔中的批注框,然后根據需要做出決定。例如圖2中的第1個批注框,在上面單擊右鍵,彈出如圖4所示的菜單,如果同意修改,則選擇“接受刪除”,如果不同意,則選擇“拒絕刪除”。

圖4 右鍵菜單(1)
不同的批注,右鍵菜單中的命令也會有所不同。例如右鍵第3個批注框,彈出的右鍵菜單會如圖5所示。這時則選擇“接受格式更改”或“拒絕格式更改”。

圖5 右鍵菜單(2)
4.如果不使用右鍵菜單,也可以在將插入點定位到某批注框后,單擊“審閱”工具欄中的“接受所選修訂”按鈕或“拒絕所選修訂”按鈕。
5.接受或拒絕一個批注后,可以單擊“審閱”工具欄中的“前一處修訂或批注”按鈕或“前一處修訂或批注”按鈕查看前一處或后一處批注,繼續審閱。也可以單擊“審閱”工具欄中的“審閱窗格”按鈕,在文檔窗口底部打開審閱窗格,通過它可以快速查看文檔中的批注,如圖6所示。再次單擊該按鈕,或者雙擊文檔窗口與審閱窗格之間的分界欄,可以將審閱窗格關閉。

圖6 使用審閱窗格
6.如果要接受所有批注,則可以單擊“接受所選修訂”按鈕右側的向下小箭頭,然后從彈出菜單中選擇“接受對文檔所做的所有修訂”。如果要拒絕所有批注,則單擊“拒絕所選修訂”按鈕右側的向下小箭頭,然后從彈出菜單中選擇“拒絕對文檔所做的所有修訂”。
7.當文檔中的不同之處全部審閱完畢,按Ctrl+S保存文件即可。
經過上述操作,我們就將一篇文檔的兩個不同版本合并到一起了。(完)
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