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今天是:2019年9月19日 星期四   您現在位于: 首頁 →  SEO技術 → 計算機技術(軟件頻道)

資料整理用Excel

2019/9/19  電子商務網  瀏覽選項:    本文已被瀏覽 1215 次
單位里的各類文件資料堆積如山,繼續存在電腦里,隨時都可能遭受病毒侵害和系統崩潰的滅頂之災。資料的保管最理想最安全的辦法是刻錄到光盤里。刻錄之前,我們必須對雜亂的文檔進行整理。有一個很有效的整理方法,雖然操作起來有些麻煩,但日后查找卻極為方便。試想,當老板十萬火急地要你立馬找出上年度的工作總結,面對成百上千的文檔,你僅僅動了幾下鼠標就輕松搞定時,老板會怎樣欣賞你? 
1.準備工作:打開資源管理器,在任意盤符新建一個文件夾,將要刻錄的所有文件存在其中。
2.建立Excel表格:建立一個Excel表格,用來錄入文檔的相關資料。可以分為序號、文件類型、文件名稱、文件來源、文件日期、備注等。文件類型又可分為上級文件、單位文件、人事資料、財務報表等。制作表格時,最好不要進行單元格的合并,以免影響以后的操作。
3.資料的錄入:資料錄入時無需分類進行,可以無序錄入。除了在表格中直接錄入外,還可以利用窗體來錄入。方法是:單擊菜單欄“數據/記錄單”,打開窗體錄入框,在相應的框格中輸入資料。輸入完后,回車打開新的一張表格(如圖1)。輸入之前可以先將文件類型、文件來源等項目中的固定分類,通過“自動更正”功能逐一用簡單的符號代替,只要輸入簡單的符號就可以了。

                                      
4.建立超鏈接:錄入之后,選定每個文件名稱的單元格,單擊鼠標右鍵,選擇“超鏈接”,在彈出對話框中選擇對應的文檔。
5.排序:因為我們是無序錄入的,錄入完后,為了有序排列,就要利用排序功能了。選中表格的任意單元格,執行菜單欄上“工具/選項”,在彈出的對話框中單擊“自定義序列”選項卡,在左邊框中選擇“新序列”,單擊“導入”后,選中表格中文件類型的所在區域,再按一次“導入”(如圖2),確定后我們會發現原先無序的內容一下子變得有序了。

                                      
排序之后,你會發現序號因此被打亂了。沒關系,在你排序之前,在序號列之后插入一空白列,任你怎么排序,序號都不會改變。不過,記得排序之后刪除這列。
將表格保存到新建的文件夾里并放在所有文檔之前。好了,所有的整理工作都完成了,最后就是把文檔刻錄到光盤里保存了。
以后需要查找文檔的時候我們可以通過“關鍵字”查找、“分類”查找和“記錄單”查找,無論你記不記得文件的名稱,都能在浩瀚的文海中極快地找到要找的東西。面對這么方便快捷的查找,我們以前的辛苦應該值得了吧?
(作者:布哼)
 發布人:杰米  [ → 我要發表文章 ] 上篇文章:“死而復生”的快捷方式
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